Unitat d'Organització i Processos

 Descarregar Pdf

 

►La gestió per processos


L'origen: el Pla Estratègic

La Universitat de Lleida va aprovar al 2006 el seu pla estratègic corporatiu 2006/2012. Els plans estratègics suposen una de les peces claus per a l’adaptació de les estructures de formació superior a l’entorn i en definitiva a allò que la societat n’espera d’ elles.

Les fites que s’expliciten en el pla estratègic són : obrir-se, especialitzar-se, ser excel·lents i ser competitius. Per tal d’assolir-les la UdL va marcar unes línies estratègiques d’actuació (7), entre elles: implantar un model de gestió de la universitat que condueixi a l’excel·lència, segons els criteris europeus, per tal de desenvolupar l’organització cap a una cultura de qualitat.

El pla estratègic defineix la línia estratègica esmentada com:

- Un model de gestió que faciliti la comunicació fluïda i útil dins de la institució i de les unitats de gestió que la composen, ha d’evidenciar amb claredat la relació entre les entrades i les sortides, tant de la institució en global com de les seues unitats. Així és necessari potenciar al màxim iniciatives per tal que l’equip de govern i la comunitat universitària puguin disposar de dades de referència realistes per a la presa de decisions.

- Un segon element bàsic del model de gestió l’ha de constituir la definició formal dels procediments que conformen les grans línies d’activitat de la Universitat: la docència, la recerca i la gestió, així com els sistemes de registre dels indicadors que poden ser més rellevants en els processos universitaris.

- Finalment, es fa necessària la introducció progressiva de la cultura de la qualitat, la qual a la pràctica consisteix en la  generació  d’objectius de millora en indicadors seleccionats com a més rellevants, i que és, per tant, subsidiària dels processos anteriors, a la vegada que el seu últim objectiu.

(Pla estratègic Universitat de Lleida 2006-2012)

 

La referència: el Model Europeu d'Excel·lència

En qualsevol empresa, institució pública o organització es defineixen uns objectius per assolir uns determinats resultats. El camí per arribar dels objectius als resultats és un bon sistema de gestió. El sistema de gestió no ha de fer altra cosa que:

a.- Concretar què cal fer (què i perquè)
b.- Definir les responsabilitats (qui)
c.- Mostrar els recursos (amb què)
d.- Concretar les metodologies  (com).
e.- Establir els programes (quan).

Des dels anys 90 s’ha aplicat el Model Europeu d'Excel·lència en el món empresarial, aquest model s'ha adaptat progressivament en l’administració pública. La base per a poder adaptar-se  és la gestió per processos , aquesta pot proporcionar als centres educatius de formació superior un sistema de gestió documentat que ajuda a planificar, desenvolupar i avaluar sistemàticament totes les seues activitats, d’acord amb una estratègia basada en la cultura de la qualitat.

A Catalunya aquest model ja s’ha implementat en l’àmbit de l’educació primària i secundària i també es va estenent en el món universitari.

Què és la gestió per processos?

La gestió per processos veu la UdL com un únic conjunt de processos corresponent al conjunt d'activitats que les persones fan en el seu dia a dia. Aquest conjunt de processos es relacionen entre ells a nivell intern i extern envers els diferents grups d'interès que tenen a veure amb la nostra universitat (Societat, Generalitat, Departament d'Innovació, Universitats i Empresa, Estudiantat,  Persones, Proveïdors, Empreses Col·laboradores).

El fet de percebre la UdL com un conjunt de processos és una manera transversal i complementària de veure allò que les persones fan i les relacions existents entre allò que es fa. De fet, existeix una relació directa entre els processos i l'organigrama i la RLT (Relació de Llocs de Treball). La relació entre processos i persones s'estructura mitjançant una taula que permet que les persones puguin veure a quins processos pertany el seu lloc de treball i com es relaciona i afecta als treballs (processos) realitzats per altres persones, tant a nivell intern com extern.

La gestió per processos ens dóna la base per a comprendre el conjunt d'activitats realitzades a la UdL, facilitant el desenvolupament d'un sistema de gestió que contribueixi a assolir la línia estratègica esmentada al començament, facilitant la comunicació fluïda, la definició formal dels procediments i la cultura de la qualitat.

La UdL compta, doncs, amb una bona eina per a respondre com a administració pública amb responsabitat als reptes que avui en dia se'ns presenten.

 

La gestió per processos a la Universitat de Lleida

El projecte de la implantació de la gestió per processos a la UdL es va iniciar amb el  desenvolupament del pla estratègic corporatiu. L'opció d'aquest model de gestió comportarà la seua posterior implementació a través de fases, les quals es van iniciar al 2007 amb la formació específica en el model europeu de qualitat i la selecció d'una metodologia de gestió per processos (GxP).

Al 2008 es va crear la Unitat de Procediments i Organització que posteriorment es va reanomenar Unitat d'Organització i Processos (2009) adscrita a l'àrea de Gerència. Aquest mateix any s'inicia el treball de disseny del Mapa de Processos de la UdL i el desenvolupament del Catàleg de Processos.

Al mateix temps es van endegar projectes paral·lels i transversals per part de l'equip de govern que han comportat l'encaix amb la GxP, entre ells : la millora de l'àrea econòmica, el sistema de gestió de la qualitat dels nous graus (Programa Audit de l'Agència Nacional d'Avaluació de la Qualitat i Acreditació-ANECA), l'administració electrònica (projecte col·laboratiu amb l'Associació Catalana de les Universitats Públiques-ACUP) , el projecte d'integració de dades docents i la formació a tot el personal d'administració i serveis.

Als inicis de 2013, ens trobem amb el treball del Mapa, Arbre de Processos i Catàleg de Processos, finalitzats en la darrera versió actualitzada. Estem doncs en condicions d'iniciar i seguir amb  el suport al disseny i redisseny de procediments que estratègica i funcionalment es decideixi, seguir amb l'ajut a la implementació de l'a/e i definir el futur Catàleg de serveis de la UdL amb els respectius Compromisos de Servei.

 

 

 

 

 

 

 



 

 

   Darrera modificació: