Servicio de Archivo y Gestión de Documentos

Universitat de Lleida

 

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FICHA DE DESCRIPCIÓN (ISDIAH) DEL SERVICIO DE ARCHIVO Y GESTIÓN DE DOCUMENTOS

  1. AREA DE IDENTIFICACIÓN
  2. AREA DE CONTACTO
  3. AREA DE DESCRIPCIÓN
  4. AREA DE ACCESO
  5. AREA DE SERVICIOS
  6. AREA DE CONTROL

 

5.1 AREA DE IDENTIFICACIÓN 

5.1.1 Identificador: ES.25120.AUdL
5.1.2 Forma autorizada del nombre: Servei d’Arxiu i Gestió de Documents de la Universidad de Lleida
5.1.3 Forma paralela del nombre:
5.1.4 Otras formas del nombre: AUdL
5.1.5 Tipos de institución que conserva el fondo de archivos: Universidad

 

 
5.2 AREA DE CONTACTO
 
5.2.1 Localización y dirección:
 
Edificio del Rectorat
Plaza Víctor Siurana, 1. 25003 Lleida
Sitio web: http://www.udl.es/serveis/arxiu.html
 
5.2.2 Teléfono, fax y correo electrónico
 
Teléfono.: (+34) 973 70 20 05
Fax: (+34) 973 70 20 12
Correo electrónico: arxiu@arxiu.udl.cat
 
5.2.3 Personas de contacto
 
Pepita Raventós (técnica de archivo)
Correo electrónico: arxiu@arxiu.udl.cat
 
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5.3 AREA DE DESCRIPCIÓN

5.3.1 Historia de la institución que custodia los fondos de archivo
 
Los orígenes de la Universidad de Lleida se encuentran en el antiguo Estudio General, creado el 1 de septiembre de 1300, mediante privilegio fundacional otorgado por el rey Jaime II a petición de los estamentos municipales. Previamente, y a solicitud del rey, el Papa Bonifacio VII había otorgado el 1 de abril de 1297, la bula que aprobaba la creación de un Estudio General en las tierras del Rey de Aragón.

La incorporación de Lleida al mundo universitario a finales del siglo XIII implicó la llegada de estudiantes procedentes de los territorios de la Corona Catalanoaragonesa y de otros lugares, así como de toda una población vinculada a las nuevas posibilidades culturales y económicas del nuevo centro: incremento del comercio y la manufactura, especialmente de aquellos oficios relacionados con el mundo del pergamino, el papel y el libro. Asimismo, la Universidad convertía la ciudad en centro de intercambios y difusión de las ideas y los avances científicos. Por otro lado, estudiantes y profesores formaban una comunidad dotada de un barrio específico con lugares emblemáticos para las celebraciones solemnes como la misma Catedral o la Iglesia de Sant Martí, y que estaba beneficiada con exenciones tributarias, inmunidades y privilegios diversos
 
El Estudio General entra en un periodo de decadencia importante, a mediados del siglo XVII, producto, entre otras causas, de las guerras entre Francia y España; una decadencia que continuaría hasta el reinado de Felipe V, ya en el siglo XVIII. En esta época, y una vez finalizada la Guerra de Sucesión, los reformadores borbónicos decidieron implantar un nuevo modelo de Universidad. El 1 de mayo de 1717 se funda en Cervera, en agradecimiento a la ayuda que la ciudad le ofreció, emplazada a unos 70 kms al este de Lleida, un nuevo centro universitario que unificaba y por tanto excluía a los otros centros del Principiado de Cataluña. Respecto al Estudio General de Lleida, una Real Cédula del 9 de octubre ordenaba su cierre definitivo, después de 417 años de existencia finalizaba la primera etapa de vida de la Universidad catalana que había desarrollado la actividad académica durante el periodo de tiempo más largo.

El modelo de implantación de la Universidad de Lleida es el de una Universidad de campos dispersos dentro de la ciudad de Lleida. Cada uno de los edificios forma parte de un sistema interrelacionado que constituye una unidad orgánica funcional integrada en la trama urbana y suburbana. Cada uno de los campos trata de erigirse en un medio universitario que haga agradable el trabajo, el estudio, la investigación y el debate.

La creación, el año 1841, de la Escuela Normal de Maestros de Lleida, en un periodo de impulso y preocupación por la educación, se puede considerar como una primera piedra de la actual Universidad de Lleida. No obstante se tuvo que esperar hasta el año 1968 para que se produjese una verdadera aceleración en cuanto a la reimplantación efectiva de estudios universitarios en Lleida, y que aún dependía de las universidades de la ciudad de Barcelona.

El 12 de Diciembre de 1991, el Parlamento de Catalunya aprobó la Ley de creación de la Universidad de Lleida. La institución se constituía a partir de todos los estudios universitarios de la ciudad de Lleida. El Dr. Víctor Siurana Zaragoza fue el Presidente-Rector de la Comisión Gestora hasta la elección del Dr. Jaume Porta Canadellas como Rector en mayo de 1993. El proceso de constitución de la Universidad de Lleida concluyó con la aprobación del Claustro Constituyente, de los Estatutos de la Universidad de Lleida, el 27 de octubre de 1994. Desde entonces la Universidad de Lleida continúa su andadura, con el Dr. Joan Viñas Salas como rector desde el año 2003.

El año 2004 se constituyó el Servicio de Archivo y Gestión de Documentos, después que los Estatutos de la Universidad de Lleida reconocieran en el art. 182 la tutela de su patrimonio.

 
 
5.3.2 Contexto cultural y geográfico
 

La Universidad de Lleida (UdL) es una universidad pequeña y territorial, pero con una importante influencia en el entorno donde se encuentra ubicada. Fue creada en el año 1991, aunque Lleida ya había tenido un Estudio General el año 1300 que fue clausurada por el Rey Felipe V, el año 1717. Posteriormente se reiniciaron los estudios superiores, en el año 1841. A finales de los años 1960 se empezaron a diversificar los estudios universitarios aún dependientes de los centros universitarios de Barcelona hasta su creación definitiva. Por eso podemos decir que la Universidad es una institución per se dinamizadora y cooperadora a la vez, que para mantener su hegemonía ha tenido que saber implicarse y incidir en los ámbitos culturales, sociales, económicos... de la ciudad.

Lleida es una ciudad que tiene unos 155.000 habitantes. Se trata del centro demográfico y económico más importante de la Cataluña continental. Basa su economía en el sector agroalimentario, turístico y en los servicios de todo tipo. Dispone de una amplia oferta docente, cultural y dispone de buenos equipamientos.

Estos últimos años la Universidad ha estado trabajando en la definición de su plan estratégico, donde dice “el hecho de disponer de un entorno local con una elevada capacidad de investigación y innovación se configura cada vez más como un factor clave para la mejora de la competitividad de las empresas, la localización de nuevas actividades productivas de alto contenido tecnológico y el desarrollo de estrategias empresariales innovadoras”. Lleida, como capital agraria de la euroregión trabaja para tener un modelo universitario emprendedor. La misión fundamental es desarrollar el conocimiento científico de forma que dé impulso a la innovación en su entorno. Los ámbitos hacia los que se orienta la UdL son el desarrollo del sector agroalimentario, el desarrollo de la salud y la educación y el desarrollo del territorio, el patrimonio y la cultura.

Para llevar a término la integración y la focalización de las actividades se han orientado los esfuerzos hacia una estrategia. Esta estrategia de diferenciación se esta trabajando para ser un referente en uno o dos ámbitos específicos. La UdL esta trabajando para implantar un modelo de gestión para la Universidad y dirigiendo el desarrollo de la institución hacia una cultura de calidad.
 

5.3.3 Atribuciones/ Fuentes legales

Ley 34/1991, de 30 de diciembre, de creación de la Universidad de Lleida (DOGC 1541, 15.01.1992, pàg. 204).
Decreto 201/2003, de 26 de agosto, por el cual se aprueban los Estatutos de la Universidad de Lleida (DOGC 3963, 8.9.2003, pàg. 17432)
Ley 10/2001, de 13 de julio, de archivos y documentos (DOGC núm. 3437 de 24 de julio de 2001 i BOE núm. 206 de 28 de agosto de 2001).
Ley 9/1993, de 30 de septiembre del Patrimonio Cultural Catalán. (DOGC núm. 1807 del 11 de noviembre de 1993 y corrección de errores en el DOGC núm. 1825, pág. 7761, de 24 de noviembre de 1993). La Ley 10/2001 modifica los artículos 19.2.e), 71.5.c), 75.1 y la disposición adicional sexta.

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5.3.4 Estructura administrativa
 
Dirección
Administración
Sección de gestión documental
Sección de archivo
Sección tratamiento de datos de carácter personal
 
5.3.5 Gestión de documentos y política de ingresos
 
El Servicio de Archivo y Gestión de Documentos tiene encomendadas las funciones de custodia organización, descripción, conservación y difusión de los fondos que ha de gestionar y custodiar de la propia Universidad principalmente y de los fondos privados que le han sido dados en cesión. Al tratarse de un archivo universitario sus fondos responden a la estructura universitaria y las transferencias que recibe fundamentalmente son de las unidades y servicios de la institución. Proporciona las pautas de gestión para el tratamiento documental en los archivos de gestión respecto a la clasificación, confección de expedientes, para la transferencia y la aplicación del calendario de conservación y eliminación.
 
5.3.6 Edificio
 

En la actualidad el Servicio de Archivo y Gestión de Documentos de la Universidad de Lleida tiene su sede en el edificio del Rectorado de la Universidad, edifico histórico construido a finales del siglo XIX. Este edificio pasó de ser el antiguo Seminario a ser el edificio más representativo de la Universidad. Hacia los años 80 se rehabilita y el año 1991 se convierte en el núcleo central de la Universidad y como alojamiento de algunos de sus servicios y titulaciones.

En la planta -1 está el depósito del archivo y en la planta 0 se ubica el Servicio en el año 2004, cuando se constituyó. El depósito tiene 590 metros lineales de estanterías, y el Servicio cuenta con una sala de consulta, con dos puntos de consulta, área de trabajo, administración y dirección.

Dispone de aulas, salas de reuniones y lugares para las exposiciones de uso común de la institución.
 

5.3.7 Fondos y otras colecciones custodiadas
 
Fondos administrativos e históricos de la Universidad de Lleida.
 
5.3.8 Instrumentos de descripción, guías y publicaciones
 
Manual de normas y procediments d’arxiu de la Universitat de Lleida. Lleida: Ediciones y Publicaciones de la Universidad de Lleida, 2006

RAVENTÓS, Pepita. La confección del Boletín Oficial de la Universidad: La interacción de la información, la gestión de documentos y su valoración. Salamanca: Revista de la Asociación de Archiveros de Castilla y León, 2003. Tabula núm. 6, p. 245-261

RAVENTÓS, Pepita. El Servei de Arxiu i Gestió Documental de la Universitat de Lleida. La + antiga. Lleida: La revista de la Asociación de Antiguos Alumnos de la UdL, 2006, núm. 7, p. 12-13.

RAVENTÓS, Pepita. El Servicio de archivo y gestión de documentos de la Universitat de Lleida. NMadrid: Revista de ANABAD, 2008, núm. 1,p. 175-182

http://www.udl.cat/serveis/arxiu/archivo.html
http://cultura.gencat.cat/arxius/Fitxa.asp?nom=&municipi=0&comarca=33&titularitat=0&ARXIUS=directori&Pantalla=directori.asp&NRegistre=10&idregistre=AUDL
 
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5.4 AREA DE ACCESO
 
5.4.1 Horarios de apertura
 
Plaça Víctor Siurana, 1
25003 Lleida (Segrià)
Tel. 973 70 20 05
Fax 973 70 20 12
Horario: Lunes a viernes de 9 a 14 h.
arxiu@arxiu.udl.cat
 
5.4.2 Condiciones y requisitos para el uso y el acceso

El acceso al Servicio de Archivo y Gestión de Documentos es libre y gratuito para todos los miembros de la comunidad universitaria y para los ciudadanos previa presentación del Documento Nacional de Identidad. No obstante, el acceso directo al fondo documental esta sujeto a la normativa legal vigente.
 
5.4.3 Accessibilidad
 
 

La Universidad de Lleida y concretamente el espacio del edificio del Rectorado tiene sus espacios adaptados para el acceso a las personas minusválidas. Al Servicio de Archivo y Gestión de Documentos se puede acceder correctamente en sus instalaciones y sala de consulta.

El acceso se puede hacer a través de la plaza Víctor Siurana, 1 o por el parquin de la calle Bisbe Messeguer
Autobuses urbanos: Líneas 1, 6 y 7
 

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5.5 AREA DE SERVICIOS
 
5.5.1 Servicios de ayuda a la investigación
 
 

El Servicio de Archivo y Gestión de Documentos proporciona asesoramiento en la búsqueda y localización de los documentos a las personas de las unidades administrativas que lo necesitan y da ayuda personalizada a los investigadores sobre el fondo del Archivo. También resuelve las consultas tramitadas por correo, correo electrónico o fax, por parte de miembros de la comunidad universitaria, de investigadores ciudadanos y instituciones públicas y privadas, sobre los mismos fondos, de manera gratuita.

La lengua oficial de la Universidad es el catalán y el castellano.
 

5.5.2 Servicios de reproducción
 
La reproducción queda supeditada al estado de conservación de los documentos.
 
5.5.3 Espacios públicos
 
El edificio cuenta con dos claustros abiertos durante el día que pueden ser de visita libre y gratuita, así como otros espacios de uso común, para exposiciones o para descanso.
 
 
5.6 AREA DE CONTROL
 
5.6.1 Identificador de la descripción
5.6.2 Identificador de la institución
 
ES.25120.AUdL
 
5.6.3 Reglas y/o convenciones
 
ISO 15489
ISAD (G)
ISDIAH –Norma Internacional para la Descripción de Instituciones que Custodian Fondos de Archivo, 1ª
edición, Consejo Internacional de Archivos, 2008.
ISO 8601
ISO 690
 
5.6.4 Estado de elaboración
 
Descripción completa
 
5.6.5 Nivel de detalle
 
Descripción a nivel de expediente
 
5.6.6 Fechas de creación, revisión o eliminación
 
2009-08-24
 
5.6.7 Lenguas y escrituras
 
ISO 639-2 Catalàn: cat
ISO 639-2 Español: spa
 
5.6.8 Fuentes
 
Sitio web de la Universidad de Lleida: http://www.udl.cat/serveis/arxiu/archivo.html
 
5.6.9 Notas de mantenimiento
 
Persona encargada del mantenimento: Pepita Raventós (Servicio de Archivo y Gestión de Documentos de la Universidad de Lleida)

 

   Darrera modificació: